Blog Layout
Como manter no online a experiência de encontros e reuniões presenciais
May 20, 2020
A COVID-19 acelerou a ida para o digital na maioria das empresas. Mesmo entre as que já possibilitavam aos colaboradores o trabalho remoto, na maioria dos casos as reuniões presenciais continuavam existindo, com uma telinha (ou telão) para projetar apenas os remotos.
No entanto, desde março de 2020 estamos (quase) todos em casa, e no momento de escrever este post não sabemos até quando ficaremos assim, nem como as coisas serão no pós-crise.
No entanto, desde março de 2020 estamos (quase) todos em casa, e no momento de escrever este post não sabemos até quando ficaremos assim, nem como as coisas serão no pós-crise.
Provavelmente muita coisa vai mudar, e uma delas é a prática de reuniões.
Elas sempre trouxeram problemas, é verdade, e você já deve ter ouvido ou pensado “esta reunião poderia ter sido um e-mail”!
Ainda assim, alguns assuntos exigem muita conversa, por isso as reuniões continuarão sendo importantes para todas as empresas.
E os problemas que surgiram com a popularização das reuniões online precisam ser contidos o quanto antes, em prol da sanidade de todos os trabalhadores deste mundo!
Separamos neste post algumas dicas para você tirar de letra as reuniões online.
Vamos lá:
Pontualidade
Este é um assunto que tem muito de cultura da empresa. Em muitas empresas, a pontualidade é vista como obrigação, principalmente em reuniões que envolvem executivos e outros perfis profissionais de agendas tradicionalmente cheias. Porém, ainda há muitas empresas com bastante tolerância a atrasos - e dependendo do país de origem da empresa ou da região do Brasil onde está o escritório, a pontualidade pode ser deixada de lado.
No OneAsk, apostamos na produtividade! E sem dúvida, a pontualidade é um fator chave para manter todo mundo produtivo: além de garantir o melhor aproveitamento do tempo e favorecer quem planeja bem seu dia, também reduz o stress e a ansiedade de esperar pelos colegas atrasados.
Isso não significa cortar o costumeiro espaço de conversas informais no início de algumas reuniões, se elas são comuns na sua empresa. Muitas vezes elas ajudam a quebrar o gelo, ainda mais nessa época de isolamento social.
Apenas tome o cuidado para que não se alonguem. Para reuniões de 45 minutos a 1 hora, em que todo mundo já se conhece, cinco minutos de quebra-gelo é mais do que suficiente.
No presencial, se você tem duas reuniões seguidas em salas diferentes, pode demorar bastante para chegar, o que atrasa o começo da reunião seguinte e pode acabar impactando no resto do seu dia. No online, todavia, atrasos possuem poucas justificativas válidas! (A menos que você tenha crianças. Aí, sabemos, as coisas pode ser caóticas!)
Portanto, reforce em você a disciplina para estar pontualmente nos horários de reuniões.
Apresentações: passe a palavra para o próximo da lista
Quando nem todo mundo se conhece, é normal em uma reunião presencial cada um dizer quem é, de onde vem e o que está fazendo ali. Basta uma troca de olhos para cada um saber quando pode falar ou um simples giro pela mesa garante a experiência. Porém, em reuniões online, não existe uma mesa para “seguir em sentido horário”.
O que recomendamos é que a pessoa responsável por agendar ou facilitar a reunião comece se apresentando, até para evidenciar o tom e o tempo disponível para cada um, e depois chame cada pessoa pela ordem dos nomes ou videozinhos na tela.
Assim, evita que duas pessoas comecem a falar ao mesmo tempo, ou que fique aquele silêncio em que cada um está esperando o outro começar.
Caso sua reunião não tenha uma pessoa “responsável” ou facilitadora, cada um que se apresente pode escolher, ao final, a próxima pessoa a falar, dentre as que ainda não falaram.
Use uma fila única de pessoas pedindo a palavra
Levantar a mão e pedir a palavra já é uma prática excelente (e infelizmente pouco utilizada) para reuniões presenciais. Ela favorece que todo mundo tenha uma voz, mesmo os introvertidos, e evita que personalidades mais fortes monopolizem a palavra ou interrompam a todo momento.
Por isso, combine uma fila e chame as pessoas pela ordem.
Aqui, temos usado o chat da ferramenta de reunião, mas algumas ferramentas já estão introduzindo opções de “levantada de mão” e gestão de fila.
Abrir um novo tópico ou comentar sobre o tópico atual?
Um dos problemas com as funcionalidades de levantada de mão é que elas podem cortar um pouco do dinamismo da reunião.
Às vezes, as pessoas pedem a palavra para abrir um tópico novo, que vai mudar o assunto da reunião - mantendo o tema, esperamos!
Em outros momentos, as pessoas podem pedir a palavra porque querem falar exatamente sobre o assunto atual, mas acabam ficando nos últimos lugares da fila, e até chegar nelas, o assunto já mudou ou a opinião delas já foi expressada por outra pessoa.
Nesses casos, um combinado que funciona bem é o das pessoas, ao pedirem a palavra, serem explícitas a respeito do que pretendem trazer, usando mensagens como “novo tópico” ou “comentário tópico X” ou “comentar o que a Ana está dizendo”.
Cuidado com o chat!
A tentação é grande: em vez de pedir a palavra, porque já não digitar tudo que eu quero falar?
Evite isso e peça para as pessoas não fazerem! Vai gerar confusão, dispersar a atenção das pessoas e literalmente interromper quem está falando.
Pense bem: alguém está manifestando sua opinião para as 20 pessoas de uma reunião online, por exemplo. Você vai e comenta algo no chat. Nesse momento, umas 8 ou 10 pessoas param de prestar atenção em quem estava falando para ler sua mensagem. Além de prejudicar a atenção dessas 8 ou 10 pessoas, não é respeitoso com quem estava fazendo a exposição. Imagine que minutos depois, outras 4 ou 5 pessoas vão ler o que você escreveu, mas já fora do momento propício, e vão dispersar mais ainda.
O chat é uma excelente ferramenta para reuniões online, mas acreditamos nela como ferramenta de apoio, para envio de links, comentários rápidos ou pedidos de palavra.
Tenha uma fonte única de dúvidas
Imagine que você chamou todos para essa reunião online porque precisa apresentar o resultado de algum estudo ou projeto.
Qual das abordagens a seguir parece melhor?
- “Eu vou apresentando e vocês podem ir fazendo perguntas no meio.”
- “Eu vou apresentar e vocês fazem as perguntas no final.”
- “Eu vou apresentando e vocês deixam as perguntas no chat.”
A resposta é: nenhuma!
A primeira quebra muito da dinâmica de uma exposição, além de correr o risco da pergunta abrir uma longa conversa, que dificulte a volta para o tema central.
A segunda pode fazer as pessoas esquecerem as perguntas, porque ao final ainda estão processando toda a sua narrativa. Ou, diante de uma dúvida, pararem de prestar atenção em você para pensar na pergunta.
A terceira tem todos os problemas associados ao chat, conforme comentamos no tópico anterior. Além disso, a ordem das perguntas nem sempre é a prioridade da reunião, e o chat não permite que as pessoas elejam as perguntas mais relevantes.
Portanto, nossa dica é usar o OneAsk como única fonte de perguntas e dúvidas. Ali, as pessoas podem mandar perguntas durante a sua exposição, sem interrupções, e ainda votar nas perguntas que consideram mais relevantes.
Portanto:
“Eu vou apresentar e vocês podem cadastrar ou votar em perguntas enquanto isso. Ao final, responderei por ordem de votos.”
E se não der tempo de responder todas?
Como boa prática, recomendamos que você responda por texto as perguntas que não couberam na reunião. Afinal, aquelas dúvidas continuam existindo.
Isso também favorece um bom follow-up da reunião e de tudo que foi discutido.
Nem precisa dizer, mas… microfone desligado quando estiver ouvindo
Essa regra é muito importante e não pode ser descumprida!
Mesmo que você more sozinho, mesmo que sua casa seja silenciosa, mesmo que não passe nenhum carro no seu bairro, o microfone no mudo garante que nenhum imprevisto local fará parte da experiência de todos na reunião.
Chegou sua vez de falar? Tire do mudo e manifeste-se! Terminou? Volte para o mudo!
E se puder, câmera ligada
A experiência de uma reunião online é muito melhor se você puder olhar para as pessoas com quem está falando. Então, quando não estiver falando, garanta essa experiência para os demais. Quem está falando vai conseguir ver você, suas expressões, seu interesse.
Quarto bagunçado ou cabelo despenteado não deveriam ser motivo - afinal, você sempre se penteou (ou nunca se importou com isso) para trabalhar presencialmente, certo?
A exceção mais justificada para estar sem câmera em uma reunião online é a velocidade da conexão. Fora isso, mostre seu rosto na sala de reunião!
Não se alongue: fale com começo, meio e fim
Em uma reunião presencial, se você se alongar, é muito mais fácil alguém interromper sutilmente e agradecer sua manifestação. Ou pelo menos fica mais evidente, na expressão fisionômica e corporal das pessoas, o descontentamento com a sua longa exposição.
No online, ainda é possível enviar esses sinais, mas eles são mais difíceis.
Portanto, não monopolize o microfone!
Uma dica prática: se você já pediu a palavra mas ainda não chegou a sua vez, você pode preparar rapidamente, no Bloco de Notas ou similar, os tópicos de tudo que pretende falar:
Assim, não esquece nada e já tem uma noção prévia de quanto tempo pode levar para dizer tudo. Se for muito, considere cortar alguns tópicos.
O resumo ajuda também a não repetir nada que outra pessoa já tenha falado antes de você. Inclusive, se tudo que você vai falar já foi dito, considere passar sua vez ou apenas completar rapidamente com alguma informação que considere relevante.
Nada de multitarefas
Já é deselegante mexer no celular em uma reunião presencial, certo?
No online, não é porque ninguém vai perceber, que você deveria ceder a alguma das inúmeras tentações. A poucos cliques de distância, todas aquelas abas do navegador ou aquelas mensagens sem resposta parecem ganhar de repente muita importância.
A ilusão de ser multitarefa ataca fortemente durante uma reunião online. Parece que estamos ganhando tempo, trabalhando “duas vezes pelo tempo de uma”.
Mas a verdade é que se não há nada de útil na reunião, você não deveria ter aceitado participar dela. E se há algo de útil, não deveria estar prestando atenção em outras coisas.
Parece que não vai dar problema, mas cedo ou tarde alguém vai citar seu nome e você não vai fazer ideia do que estava acontecendo antes!
Por isso, nada de multitarefa! Esteja 100% presente nas reuniões.
E aí, tem alguma dica que esteja funcionando no seu contexto de reuniões online? Compartilhe com a gente!
