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All-hands meeting: como e por que organizar reuniões recorrentes com toda a sua empresa
Jun 03, 2020
All-hands meeting: como e por que organizar reuniões recorrentes com toda a sua empresa
Toda empresa que tenha mais de uma pessoa trabalhando acaba enfrentando, umas mais outras menos, problemas de alinhamento.
É natural que isso aconteça. Em uma pesquisa de 2014 do PMI
(Project Management Institute), mais de 64% das empresas consultadas citou “problemas de comunicação” como um dos problemas mais comuns em projetos:
Você provavelmente já passou por isto: alguém (talvez na liderança?) deixou de comunicar algo importante e todo o restante do time seguiu uma direção diferente da que deveria.
E muitas vezes o diagnóstico apressado é: “faltou fazer uma reunião”.
Aqui no OneAsk, apesar de termos um produto que facilita (e muito!) as reuniões, apresentações de negócios e eventos, sabemos que muitas reuniões poderiam ser bons e-mails. Mas ainda assim, há reuniões que são essenciais.
E talvez a mais importante delas, na sua empresa, seja o all hands meeting.
O que é um “all hands meeting”?
O nome provavelmente vem da expressão “all hands on deck”, que era um chamado para que todas as “mãos” do navio fossem para o convés, geralmente quando havia uma tarefa que exigia a presença de toda a tripulação.
Um outro nome famoso para essa reunião é “town hall meeting”, ou apenas “town hall”, em referência às antigas reuniões na praça da prefeitura, em que políticos se comunicavam com seus eleitores.
Pelas referências, fica claro que é uma reunião em que toda a sua empresa precisa estar presente. É a reunião de alinhamento por excelência: todo assunto que precise ser comunicado ou discutido com todos os colaboradores deve ser pauta dessa reunião.
Melhor ainda, é onde todas as pessoas da sua empresa podem ouvir a narrativa oficial e verdadeira sobre esses temas, em primeira mão.
Por que você deveria ter um “all hands meeting”
São três os principais benefícios de conduzir town hall meetings: alinhamento, transparência e reforço cultural.
Em relação ao alinhamento, é um excelente rito para compartilhar informações relevantes para cada um fazer seu trabalho com qualidade e procurando convergir esforços para o atingimento dos objetivos da empresa.
O grande benefício, neste caso, é que todo mundo está ouvindo as mesmas coisas e participando da mesma conversa. Claro que ainda assim existem diferenças de interpretação e entendimento, mas o fato de poder perguntar a um colega que estava na mesma reunião o que ele entendeu pode diminuir bastante a necessidade da própria empresa ter que reforçar a mesma mensagem muitas vezes.
No quesito transparência, pense que all hands meetings também são um excelente momento para ouvir de seus colaboradores suas maiores dúvidas sobre cada tema e, claro, responder de maneira aberta e transparente suas dúvidas.
Muitas empresas usam produtos como o OneAsk para coletar e priorizar as perguntas de seus colaboradores, identificando assim as principais dúvidas da maioria e endereçando o assunto de maneira direta, garantido que todos estejam na mesma página.
Por último, é também um reforço cultural, no sentido de comemorar vitórias e evidenciar, especialmente por meio de exemplos, os comportamentos e valores que devem ser cultivados no dia a dia de sua empresa.
O que compartilhar no “all hands meeting”
Independente do tamanho da sua empresa, certamente existem muitos assuntos que poderiam ser tratados em town hall meetings, como:
Compartilhar metas e planos de futuro
Podem ser desde pequenos planos de curto prazo, como OKRs trimestrais, até grandes metas como a entrada em um novo mercado ou o lançamento de um novo produto.
É importante que todos na empresa conheçam as metas e suas justificativas, para que possam se engajar em meios de ajudar a empresa a alcançá-las.
Além disso, compartilhar metas e planos cria um forte senso de pertencimento, o que contribui para a motivação dos seus colaboradores.
Apresentar ou atualizar sobre projetos e práticas
Os principais projetos que impulsionam o crescimento de uma empresa são geralmente multidisciplinares e envolvem pelo menos duas áreas, quando não quase todas.
Como deixar toda a empresa a par dessa transformação? Sim, o all hands meeting é a melhor cerimônia para atualizar seus colaboradores sobre esses projetos.
Da mesma maneira, novas práticas internas adotadas - por exemplo, uma mudança na forma de atendimento ao cliente - também podem ser comunicadas no all hands meeting, quando relevante, para o restante da empresa.
Como deixar toda a empresa a par dessa transformação? Sim, o all hands meeting é a melhor cerimônia para atualizar seus colaboradores sobre esses projetos.
Da mesma maneira, novas práticas internas adotadas - por exemplo, uma mudança na forma de atendimento ao cliente - também podem ser comunicadas no all hands meeting, quando relevante, para o restante da empresa.
Apresentar uma área para as outras
É muito comum as pessoas de uma área não saberem o que as das outras áreas fazem, especialmente se não há muita interação no dia a dia entre elas.
No entanto, compartilhando práticas e mentalidades entre diferentes áreas, seus colaboradores podem ter boas ideias a respeito de como colaborar com o trabalho de outras pessoas. Cria-se um senso natural de empatia entre áreas, e a tendência é que o clima de colaboração se intensifique.
Atualizar sobre assuntos de interesse geral
Como toda empresa, a sua também deve ter campanhas internas (ex.: uso de equipamentos de proteção individual, campanha de vacinação, doação de agasalhos) e o town hall meeting é o lugar ideal para compartilhá-las.
Participação nos Lucros, por exemplo, é outro assunto de interesse geral que costuma aparecer na reunião geral de colaboradores, assim como eventuais atualizações da arquitetura organizacional.
Participação nos Lucros, por exemplo, é outro assunto de interesse geral que costuma aparecer na reunião geral de colaboradores, assim como eventuais atualizações da arquitetura organizacional.
Celebrar vitórias
Aproveite cada oportunidade de celebrar coisas boas e reforçar mensagens positivas para os colaboradores. Uma cultura organizacional saudável é aquela que sabe o momento de cobrar resultados, mas que também sabe reconhecer quando eles são bons!
E nada melhor que fazer isso na presença de todo mundo, reforçando a mensagem e os bons exemplos. Vale a dica de sempre ter cuidado para fazer isso com naturalidade!
E nada melhor que fazer isso na presença de todo mundo, reforçando a mensagem e os bons exemplos. Vale a dica de sempre ter cuidado para fazer isso com naturalidade!
Formato: Online ou Presencial?
Existem várias vantagens em ser presencial: o nível de interação entre funcionários é maior, o nível de atenção na mensagem passada costuma ser maior e a reunião acaba sendo um marco importante na agenda dos colaboradores, especialmente quando seu conteúdo é relevante e bem preparado.
No entanto, muitas empresas já não conseguem reunir seus colaboradores em um auditório, seja porque já tem mais gente que cadeiras disponíveis, seja porque está distribuída em mais de um escritório ou tem uma política de home office estabelecida.
É evidente que neste momento, em que temos a pandemia da COVID-19 praticamente forçando que as empresas operem de maneira distribuída, com seus colaboradores trabalhando de casa, todos os all hands meetings têm sido online.
Mas em um cenário pré ou pós Coronavírus, a maioria das empresas tem optado por um modelo online ou híbrido - quem quiser, acompanha presencialmente da sala ou auditório, e os demais assistem à transmissão.
Na maioria das empresas, esse modelo híbrido se torna realidade a partir de 40 ou 50 pessoas.
Também é a partir dessa quantidade de pessoas que se torna importante, para auxiliar a reunião, o uso de equipamentos e ferramentas para auxiliar a reunião, principalmente a interação entre a pessoa que está apresentando e seu público.
No entanto, muitas empresas já não conseguem reunir seus colaboradores em um auditório, seja porque já tem mais gente que cadeiras disponíveis, seja porque está distribuída em mais de um escritório ou tem uma política de home office estabelecida.
É evidente que neste momento, em que temos a pandemia da COVID-19 praticamente forçando que as empresas operem de maneira distribuída, com seus colaboradores trabalhando de casa, todos os all hands meetings têm sido online.
Mas em um cenário pré ou pós Coronavírus, a maioria das empresas tem optado por um modelo online ou híbrido - quem quiser, acompanha presencialmente da sala ou auditório, e os demais assistem à transmissão.
Na maioria das empresas, esse modelo híbrido se torna realidade a partir de 40 ou 50 pessoas.
Também é a partir dessa quantidade de pessoas que se torna importante, para auxiliar a reunião, o uso de equipamentos e ferramentas para auxiliar a reunião, principalmente a interação entre a pessoa que está apresentando e seu público.
Com que periodicidade?
A maioria das empresas dedica 1 hora a cada 15 dias, podendo ser uma reunião quinzenal de uma hora ou reuniões semanais de meia hora. Nesse segundo caso, quando há pautas mais longas, a reunião se estende para 45 minutos - lembre-se de avisar com antecedência e atualizar o invite!
Pensando nesse tempo disponível, fica mais fácil entender o nível de profundidade de algumas pautas.
Por exemplo, um assunto que precise de mais explicação, como o início de um período de performance review, pode acabar tomando a reunião inteira. Se você adotou a frequência quinzenal e tomou toda a reunião em um assunto, provavelmente vários outros assuntos vão se acumular até a reunião seguinte. Então, considere a possibilidade de “edições especiais”.
O que não deveria acontecer é faltar pauta! Lembre-se que não é responsabilidade exclusiva do CEO apresentar o all hands meeting. Outras lideranças também podem levar temas de interesse geral da empresa.
Pensando nesse tempo disponível, fica mais fácil entender o nível de profundidade de algumas pautas.
Por exemplo, um assunto que precise de mais explicação, como o início de um período de performance review, pode acabar tomando a reunião inteira. Se você adotou a frequência quinzenal e tomou toda a reunião em um assunto, provavelmente vários outros assuntos vão se acumular até a reunião seguinte. Então, considere a possibilidade de “edições especiais”.
O que não deveria acontecer é faltar pauta! Lembre-se que não é responsabilidade exclusiva do CEO apresentar o all hands meeting. Outras lideranças também podem levar temas de interesse geral da empresa.
ANTES: como se planejar para um “all hands meeting”
O mais importante a ser feito antes de todo town hall meeting é ter clareza da pauta da reunião e do tempo que será necessário dedicar a cada assunto. Sem esse planejamento, a qualidade das reuniões vai cair bastante e, com o tempo, os colaboradores vão desengajar.
Decida a pauta com antecedência e liste, em bullet points, o que precisa ser comunicado, pois isso dará uma ideia de quanto tempo precisa cada assunto.
Não deixe de estipular um tempo para responder às perguntas da audiência. É muito importante dar voz aos colaboradores e não deixar nenhuma dúvida para trás.
Recomendamos que você crie o evento no OneAsk com antecedência, para já enviar o link a todo mundo, junto com a pauta. Quem sabe não surgem perguntas antecipadas, que ajudam a refinar o conteúdo que estava sendo planejado?
É bom reforçar a importância de adiantar, no convite para a reunião ou por e-mail, a pauta da reunião. Mesmo que a maioria das pessoas vá apenas para ouvir e não tenha perguntas, a pauta ajuda em duas coisas: saber se eu quero estar na reunião (afinal, ela não é obrigatória!) e preparar-se mentalmente para ouvir sobre o tema.
Por último, é sempre bom lembrar de conferir todo o setup técnico: câmera, microfone, sala, cadeiras, ar condicionado.
Nossa sugestão de checklist para cada reunião:
Decida a pauta com antecedência e liste, em bullet points, o que precisa ser comunicado, pois isso dará uma ideia de quanto tempo precisa cada assunto.
Não deixe de estipular um tempo para responder às perguntas da audiência. É muito importante dar voz aos colaboradores e não deixar nenhuma dúvida para trás.
Recomendamos que você crie o evento no OneAsk com antecedência, para já enviar o link a todo mundo, junto com a pauta. Quem sabe não surgem perguntas antecipadas, que ajudam a refinar o conteúdo que estava sendo planejado?
É bom reforçar a importância de adiantar, no convite para a reunião ou por e-mail, a pauta da reunião. Mesmo que a maioria das pessoas vá apenas para ouvir e não tenha perguntas, a pauta ajuda em duas coisas: saber se eu quero estar na reunião (afinal, ela não é obrigatória!) e preparar-se mentalmente para ouvir sobre o tema.
Por último, é sempre bom lembrar de conferir todo o setup técnico: câmera, microfone, sala, cadeiras, ar condicionado.
Nossa sugestão de checklist para cada reunião:
- Definir pauta e tempo de cada assunto (exposição e perguntas da audiência)
- Criar o evento no OneAsk
- Se for usar alguma integração (ex.: YouTube), crie a live/sala e faça a integração.
- Enviar pauta e link do evento para os colaboradores
- (se online) Conferir câmera e microfone de todo mundo que vai apresentar
- (se presencial) Conferir sala, cadeiras, ar condicionado e microfone.
DURANTE: como facilitar a reunião
Requisito básico para toda reunião, em town hall meetings não é diferente: pontualidade é essencial! Por ser uma reunião com muita gente - e provavelmente não obrigatória - não precisa nem dar muito tempo de tolerância para esperar o pessoal chegar.
A Involves, uma das primeiras empresas a adotar o OneAsk em seus all hands meetings, encontrou uma solução muito legal para garantir a pontualidade: como a empresa tem na música um de seus valores, em toda reunião, um ou mais funcionários fazem um som para recepcionar os demais na sala - presencial ou digital. Isso estimula todo mundo a chegar mais cedo e, assim, a reunião começa no horário!
Isso se torna ainda mais importante quando há mais de 1 assunto na pauta, afinal precisa dar tempo de tratar de todos os itens. Então, dificilmente dará tempo de converter a reunião em um bate papo muito aberto, por isso recomendamos o uso do OneAsk para concentrar as perguntas e priorizar aquelas que forem mais votadas.
Outra regra importante é manter a transparência nas apresentações e especialmente nas respostas às perguntas dos colaboradores, mesmo que seja respondendo “não sabemos” ou “não temos certeza suficiente para divulgar ainda”.
Sempre que alguém faz uma pergunta (ou vota nela para que seja respondida), é criada uma expectativa de saber sua resposta sincera. Responder, portanto, é um reforço cultural de que a sua empresa favorece o diálogo aberto, algo que certamente é um fator de atração e retenção de talentos!
A dúvida mais comum que recebemos das empresas que utilizam o OneAsk é: devemos permitir perguntas anônimas?
Isso é algo que pode variar muito de empresa para empresa.
Por um lado, podemos afirmar que se a empresa cria um ambiente saudável para as informações circularem, poderia esperar em retorno que as pessoas saiam do anonimato, gerando assim uma reciprocidade.
Ainda assim, eventos que permitem perguntas anônimas têm em média 3 vezes mais perguntas! Ou seja, se você quer saber as reais dúvidas de seus colaboradores, o anonimato é um bom recurso.
Você ainda pode exigir single sign on via Google, para garantir que apenas pessoas da sua empresa acessem o evento - e o OneAsk garante o anonimato!
A Involves, uma das primeiras empresas a adotar o OneAsk em seus all hands meetings, encontrou uma solução muito legal para garantir a pontualidade: como a empresa tem na música um de seus valores, em toda reunião, um ou mais funcionários fazem um som para recepcionar os demais na sala - presencial ou digital. Isso estimula todo mundo a chegar mais cedo e, assim, a reunião começa no horário!
Isso se torna ainda mais importante quando há mais de 1 assunto na pauta, afinal precisa dar tempo de tratar de todos os itens. Então, dificilmente dará tempo de converter a reunião em um bate papo muito aberto, por isso recomendamos o uso do OneAsk para concentrar as perguntas e priorizar aquelas que forem mais votadas.
Outra regra importante é manter a transparência nas apresentações e especialmente nas respostas às perguntas dos colaboradores, mesmo que seja respondendo “não sabemos” ou “não temos certeza suficiente para divulgar ainda”.
Sempre que alguém faz uma pergunta (ou vota nela para que seja respondida), é criada uma expectativa de saber sua resposta sincera. Responder, portanto, é um reforço cultural de que a sua empresa favorece o diálogo aberto, algo que certamente é um fator de atração e retenção de talentos!
A dúvida mais comum que recebemos das empresas que utilizam o OneAsk é: devemos permitir perguntas anônimas?
Isso é algo que pode variar muito de empresa para empresa.
Por um lado, podemos afirmar que se a empresa cria um ambiente saudável para as informações circularem, poderia esperar em retorno que as pessoas saiam do anonimato, gerando assim uma reciprocidade.
Ainda assim, eventos que permitem perguntas anônimas têm em média 3 vezes mais perguntas! Ou seja, se você quer saber as reais dúvidas de seus colaboradores, o anonimato é um bom recurso.
Você ainda pode exigir single sign on via Google, para garantir que apenas pessoas da sua empresa acessem o evento - e o OneAsk garante o anonimato!
DEPOIS: como dar sequência a um all hands meeting
Ao final da reunião, deixe claro se existe algum acionável que seus colaboradores precisem realizar: preencher formulário, ler documentação, ver algum vídeo.
Claro que é essencial que você envie, por e-mail ou outro canal, todo material prometido em reunião ou necessário para seus colaboradores cumprirem com as ações necessárias.
Caso queira obter feedback de suas town hall meetings, sugerimos passar um formulário para toda a empresa. Se você está adotando a prática, pode pedir feedback em todas as primeiras 3 ou 4 reuniões, e depois ir aumentando a periodicidade, chegando a pedir feedback a cada 4 ou 8 reuniões, apenas para garantir que o formato da reunião continua agradando.
Claro que é essencial que você envie, por e-mail ou outro canal, todo material prometido em reunião ou necessário para seus colaboradores cumprirem com as ações necessárias.
Caso queira obter feedback de suas town hall meetings, sugerimos passar um formulário para toda a empresa. Se você está adotando a prática, pode pedir feedback em todas as primeiras 3 ou 4 reuniões, e depois ir aumentando a periodicidade, chegando a pedir feedback a cada 4 ou 8 reuniões, apenas para garantir que o formato da reunião continua agradando.
Mãos à obra!
As reuniões de all hands realmente fazem toda a diferença para a transparência, alinhamento e clima da sua empresa.
Se você ainda não faz, recomendamos que agende a primeira edição o quanto antes!
Se você ainda não faz, recomendamos que agende a primeira edição o quanto antes!
