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How to keep the experience of face-to-face meetings on online meetings

Wed, 03 Jun 2020 05:00:45 GMT

COVID-19 has accelerated the move to digital in most companies. Even among those that already enabled employees to work remotely, in most cases, face-to-face meetings continued to exist, with a small screen (or screen) to design only the remote ones.

However, since March 2020, we are (almost) everyone at home, and at the time of writing this post, we do not know how long we will be like this, nor how things will be in the post-crisis.

Probably a lot will change, and one of them is the practice of meetings.

Meetings have always brought problems, for sure, and you may have heard or thought, "this meeting could have been an email"!

Still, some matters require a lot of conversation, so meetings will continue to be important for all companies.

The problems that have arisen with the popularization of online meetings need to be contained as soon as possible for the sake of all workers' sanity!

In this post, we have separated some tips for you to take your meetings online. Come on:

Punctuality

That's a subject that has a lot of company culture. Many companies see punctuality as an obligation, especially in meetings involving executives and other professionals with busy schedules. However, there are still many companies with a lot of tolerance for delays. Depending on the company's country of origin, punctuality can be left out.

At OneAsk, we bet on productivity! Undoubtedly, punctuality is a crucial factor in keeping everyone productive. In addition to ensuring the best use of time and favoring those who plan their day well, it also reduces the stress and anxiety of waiting for late colleagues.

That does not mean cutting off some informal conversation at the beginning of some meetings. They often help to break the ice, especially in times of social isolation.

Just be careful not to get too far. For 45-minute to 1-hour meetings, where everyone knows each other, five minutes of ice breaker is more than enough.

In-person, if you have two meetings in a row in different rooms, it can take a long time to arrive, which delays the start of the next meeting and can end up impacting the rest of your day. Online, however, delays have few valid justifications! (Unless you have children. Then, we know things can be chaotic!)

Therefore, reinforce your discipline to be on time for meeting times.

Presentations: pass the word on to the next person on the list

When attendants don't know each other, a few words to present themselves is very common in a face-to-face meeting. Just a change of eyes for everyone to know when they can speak or a simple turn around the table guarantees the experience.

However, in online meetings, there is no table to move clockwise.

We recommend that the person responsible for scheduling or facilitating the meeting start by introducing himself, demonstrating the tone and time available for each one, and then calling each person in the order of names or videos on the screen.

That prevents two people from starting to speak at the same time or long periods of silence when each one is waiting for the other to begin.

If your meeting does not have a "responsible" or facilitator, each person who introduces herself can choose the next person to speak, among those who have not yet spoken.

Use a single line of people raising hands

Raising your hand is excellent practice (unfortunately, rarely used) for face-to-face meetings. It favors that everyone has a voice, even introverts, and prevents more influential personalities from monopolizing the word or interrupting at all times.

So, combine a line and call people in order.

Here, we use the chat, but some tools are already introducing "raise hand" features and queue management options.

Open a new topic or comment on the current?

One of the problems with "raise hand" features is that they can cut out some of the meeting's dynamism.

Sometimes people raise hands to open a new topic!

At other times, people may raise their hands because they want to talk about the current topic, but they end up in the last places in the queue. When they get their chance, the subject has already changed, or someone else already said what they would.

In these cases, a combination that works well is: when you raise your hand, be explicit about what you intend to bring, using messages such as "new topic" or "comment topic X" or "comment what Ana is saying".

Mind the chat!

It's tempting: instead of waiting for my turn, why don't I type everything I want to say?

Avoid this and ask people not to!

It will create confusion, disperse people's attention, and interrupt the speaker.

Think about it: someone is expressing their opinion to 20 people in an online meeting, for example. You go and comment on the chat. At this point, 8 or 10 people stop paying attention to the speaker to read your message. Not only you caught the attention of these 8 or 10 people but were also disrespectful of the speaker. Imagine that minutes later, another 4 or 5 people will read what you wrote, but already out of context, and will disperse even more.

Chat is an excellent tool for online meetings, but we believe it as a support tool for sending links, quick comments, or raising hands.

Have a single source of questions

Imagine that you invited everyone to this online meeting because you need to present the results of a study or project.

Which of the following approaches looks best?

"I'll be presenting, and you can ask questions in between."
"I'll present this topic, and we do a Q&A afterward."
"I'll present this topic while you leave questions in the chat."

The answer is none!

The first one breaks a lot of the dynamics of an exhibition and risks opening a long conversation, making it difficult to return to the central topic.

The second can make people forget the questions because when the lecture ends, they are still processing the entire narrative. Or, if they have any questions during the presentation, they might stop paying attention to you to think about the question.

The third has all the problems associated with the chat, as we mentioned in the previous topic. Besides, the order of questions is not always the priority of the meeting, and chat features do not allow people to elect the most relevant questions.

Our tip is to use OneAsk as the only source of questions and doubts. There, people can send questions during their presentation without interruption and still vote for the most relevant ones.

Therefore:

"I will present, and you can ask or vote on questions in the meantime. In the end, I will respond by order of votes."

What if I don't have time to answer them all?

As a good practice, we recommend that you answer by text all questions that did not fit in the meeting. After all, those doubts still exist.

That also favors a proper follow-up of the meeting and everything that was discussed.

Mic off when listening, please!

That is a fundamental rule that cannot be broken!

Even if you live alone, even if your house is quiet, even if not a single car passes by in your neighborhood, a mute mic ensures that no unforeseen circumstances will be part of everyone's experience.

Is it your turn to speak? Unmute and speak up! Finished? Go back to mute!

And if you can, turn the camera on

The experience of an online meeting is much better if you can look at the people you are talking to. So, when you're not speaking, ensure that experience for others. The speaker will be able to see you, your expressions, your interest.

Messy room or tousled hair shouldn't be a reason - after all, you've always combed (or never cared about it) to work in person, right?

The most justified exception to being without a camera in an online meeting is the speed of the connection. Other than that, show your face in the meeting room!

Do not stretch: speak with beginning, middle and end

In a face-to-face meeting, if you stretch, it is much easier for someone to subtly interrupt, and thank you for your speech. Or at least it becomes more evident, in the physiognomic and corporal expression of people, the discontent with your long exposure.

Online, it is still possible to send these signals, but they are more complicated.

So don't monopolize the microphone!

A practical tip: if you have already raised your hand but your turn has not yet come, you can quickly prepare, in Notepad or similar, the topics of everything you want to talk about:

That way, you won't forget anything, and you already have a previous idea of how long it will take to say everything. If too much, consider cutting out a few topics.

The summary also helps not to repeat anything that someone else has said before you. In fact, if everything you are going to say has already been said, consider passing your turn or quickly completing any relevant information.

No multitasking

It is already inelegant to use your cell phone in a face-to-face meeting, right?

Online, it is not because no one will notice that you should give in to any of the countless temptations. A few clicks away, all those browser tabs or those unanswered messages suddenly seem to be important.

The illusion of multitasking strikes profoundly during an online meeting. We seem to be saving time, working "twice for once".

But the truth is that if there is nothing useful in the meeting, you shouldn't have agreed to attend it. And if there is anything worthwhile, you shouldn't be paying attention to other things.

It looks like it won't be a problem, but sooner or later, someone will quote your name, and you will have no idea what was going on before!

So, no multitasking! Be 100% present at meetings.

Liked it? Have any tips that are working in your context of online meetings? Share with us!

All-hands meeting: como e por que organizar reuniões recorrentes com toda a sua empresa

Wed, 03 Jun 2020 04:24:29 GMT

All-hands meeting: como e por que organizar reuniões recorrentes com toda a sua empresa

Toda empresa que tenha mais de uma pessoa trabalhando acaba enfrentando, umas mais outras menos, problemas de alinhamento.

É natural que isso aconteça. Em uma pesquisa de 2014 do PMI (Project Management Institute), mais de 64% das empresas consultadas citou “problemas de comunicação” como um dos problemas mais comuns em projetos:

Você provavelmente já passou por isto: alguém (talvez na liderança?) deixou de comunicar algo importante e todo o restante do time seguiu uma direção diferente da que deveria.

E muitas vezes o diagnóstico apressado é: “faltou fazer uma reunião”.

Aqui no OneAsk, apesar de termos um produto que facilita (e muito!) as reuniões, apresentações de negócios e eventos, sabemos que muitas reuniões poderiam ser bons e-mails. Mas ainda assim, há reuniões que são essenciais.

E talvez a mais importante delas, na sua empresa, seja o all hands meeting .

O que é um “all hands meeting”?

O nome provavelmente vem da expressão “ all hands on deck ”, que era um chamado para que todas as “mãos” do navio fossem para o convés, geralmente quando havia uma tarefa que exigia a presença de toda a tripulação.

Um outro nome famoso para essa reunião é “town hall meeting”, ou apenas “town hall”, em referência às antigas reuniões na praça da prefeitura, em que políticos se comunicavam com seus eleitores.

Pelas referências, fica claro que é uma reunião em que toda a sua empresa precisa estar presente. É a reunião de alinhamento por excelência: todo assunto que precise ser comunicado ou discutido com todos os colaboradores deve ser pauta dessa reunião .

Melhor ainda, é onde todas as pessoas da sua empresa podem ouvir a narrativa oficial e verdadeira sobre esses temas, em primeira mão.

Por que você deveria ter um “all hands meeting”

São três os principais benefícios de conduzir town hall meetings: alinhamento, transparência e reforço cultural.

Em relação ao alinhamento , é um excelente rito para compartilhar informações relevantes para cada um fazer seu trabalho com qualidade e procurando convergir esforços para o atingimento dos objetivos da empresa.

O grande benefício, neste caso, é que todo mundo está ouvindo as mesmas coisas e participando da mesma conversa. Claro que ainda assim existem diferenças de interpretação e entendimento, mas o fato de poder perguntar a um colega que estava na mesma reunião o que ele entendeu pode diminuir bastante a necessidade da própria empresa ter que reforçar a mesma mensagem muitas vezes.

No quesito transparência , pense que all hands meetings também são um excelente momento para ouvir de seus colaboradores suas maiores dúvidas sobre cada tema e, claro, responder de maneira aberta e transparente suas dúvidas.

Muitas empresas usam produtos como o OneAsk para coletar e priorizar as perguntas de seus colaboradores, identificando assim as principais dúvidas da maioria e endereçando o assunto de maneira direta, garantido que todos estejam na mesma página.

Por último, é também um reforço cultural , no sentido de comemorar vitórias e evidenciar, especialmente por meio de exemplos, os comportamentos e valores que devem ser cultivados no dia a dia de sua empresa.

O que compartilhar no “all hands meeting”

Independente do tamanho da sua empresa, certamente existem muitos assuntos que poderiam ser tratados em town hall meetings, como:

Compartilhar metas e planos de futuro

Podem ser desde pequenos planos de curto prazo, como OKRs trimestrais, até grandes metas como a entrada em um novo mercado ou o lançamento de um novo produto.

É importante que todos na empresa conheçam as metas e suas justificativas, para que possam se engajar em meios de ajudar a empresa a alcançá-las.

Além disso, compartilhar metas e planos cria um forte senso de pertencimento, o que contribui para a motivação dos seus colaboradores.

Apresentar ou atualizar sobre projetos e práticas

Os principais projetos que impulsionam o crescimento de uma empresa são geralmente multidisciplinares e envolvem pelo menos duas áreas, quando não quase todas.

Como deixar toda a empresa a par dessa transformação? Sim, o all hands meeting é a melhor cerimônia para atualizar seus colaboradores sobre esses projetos.

Da mesma maneira, novas práticas internas adotadas - por exemplo, uma mudança na forma de atendimento ao cliente - também podem ser comunicadas no all hands meeting, quando relevante, para o restante da empresa.

Apresentar uma área para as outras

É muito comum as pessoas de uma área não saberem o que as das outras áreas fazem, especialmente se não há muita interação no dia a dia entre elas.

No entanto, compartilhando práticas e mentalidades entre diferentes áreas, seus colaboradores podem ter boas ideias a respeito de como colaborar com o trabalho de outras pessoas. Cria-se um senso natural de empatia entre áreas, e a tendência é que o clima de colaboração se intensifique.

Atualizar sobre assuntos de interesse geral

Como toda empresa, a sua também deve ter campanhas internas (ex.: uso de equipamentos de proteção individual, campanha de vacinação, doação de agasalhos) e o town hall meeting é o lugar ideal para compartilhá-las.

Participação nos Lucros, por exemplo, é outro assunto de interesse geral que costuma aparecer na reunião geral de colaboradores, assim como eventuais atualizações da arquitetura organizacional.

Celebrar vitórias

Aproveite cada oportunidade de celebrar coisas boas e reforçar mensagens positivas para os colaboradores. Uma cultura organizacional saudável é aquela que sabe o momento de cobrar resultados, mas que também sabe reconhecer quando eles são bons!

E nada melhor que fazer isso na presença de todo mundo, reforçando a mensagem e os bons exemplos. Vale a dica de sempre ter cuidado para fazer isso com naturalidade!

Formato: Online ou Presencial?

Existem várias vantagens em ser presencial: o nível de interação entre funcionários é maior, o nível de atenção na mensagem passada costuma ser maior e a reunião acaba sendo um marco importante na agenda dos colaboradores, especialmente quando seu conteúdo é relevante e bem preparado.

No entanto, muitas empresas já não conseguem reunir seus colaboradores em um auditório, seja porque já tem mais gente que cadeiras disponíveis, seja porque está distribuída em mais de um escritório ou tem uma política de home office estabelecida.

É evidente que neste momento, em que temos a pandemia da COVID-19 praticamente forçando que as empresas operem de maneira distribuída, com seus colaboradores trabalhando de casa, todos os all hands meetings têm sido online.

Mas em um cenário pré ou pós Coronavírus, a maioria das empresas tem optado por um modelo online ou híbrido - quem quiser, acompanha presencialmente da sala ou auditório, e os demais assistem à transmissão.

Na maioria das empresas, esse modelo híbrido se torna realidade a partir de 40 ou 50 pessoas.

Também é a partir dessa quantidade de pessoas que se torna importante, para auxiliar a reunião, o uso de equipamentos e ferramentas para auxiliar a reunião, principalmente a interação entre a pessoa que está apresentando e seu público.

Com que periodicidade?

A maioria das empresas dedica 1 hora a cada 15 dias, podendo ser uma reunião quinzenal de uma hora ou reuniões semanais de meia hora . Nesse segundo caso, quando há pautas mais longas, a reunião se estende para 45 minutos - lembre-se de avisar com antecedência e atualizar o invite!

Pensando nesse tempo disponível, fica mais fácil entender o nível de profundidade de algumas pautas.

Por exemplo, um assunto que precise de mais explicação, como o início de um período de performance review, pode acabar tomando a reunião inteira. Se você adotou a frequência quinzenal e tomou toda a reunião em um assunto, provavelmente vários outros assuntos vão se acumular até a reunião seguinte. Então, considere a possibilidade de “edições especiais”.

O que não deveria acontecer é faltar pauta! Lembre-se que não é responsabilidade exclusiva do CEO apresentar o all hands meeting. Outras lideranças também podem levar temas de interesse geral da empresa.

ANTES: como se planejar para um “all hands meeting”

O mais importante a ser feito antes de todo town hall meeting é ter clareza da pauta da reunião e do tempo que será necessário dedicar a cada assunto. Sem esse planejamento, a qualidade das reuniões vai cair bastante e, com o tempo, os colaboradores vão desengajar.

Decida a pauta com antecedência e liste, em bullet points, o que precisa ser comunicado, pois isso dará uma ideia de quanto tempo precisa cada assunto.

Não deixe de estipular um tempo para responder às perguntas da audiência. É muito importante dar voz aos colaboradores e não deixar nenhuma dúvida para trás.

Recomendamos que você crie o evento no OneAsk com antecedência, para já enviar o link a todo mundo, junto com a pauta. Quem sabe não surgem perguntas antecipadas, que ajudam a refinar o conteúdo que estava sendo planejado?

É bom reforçar a importância de adiantar, no convite para a reunião ou por e-mail, a pauta da reunião. Mesmo que a maioria das pessoas vá apenas para ouvir e não tenha perguntas, a pauta ajuda em duas coisas: saber se eu quero estar na reunião (afinal, ela não é obrigatória!) e preparar-se mentalmente para ouvir sobre o tema.

Por último, é sempre bom lembrar de conferir todo o setup técnico: câmera, microfone, sala, cadeiras, ar condicionado.

Nossa sugestão de checklist para cada reunião:

Definir pauta e tempo de cada assunto (exposição e perguntas da audiência)
Criar o evento no OneAsk

Se for usar alguma integração (ex.: YouTube), crie a live/sala e faça a integração.

Enviar pauta e link do evento para os colaboradores
(se online) Conferir câmera e microfone de todo mundo que vai apresentar
(se presencial) Conferir sala, cadeiras, ar condicionado e microfone.

DURANTE: como facilitar a reunião

Requisito básico para toda reunião, em town hall meetings não é diferente: pontualidade é essencial! Por ser uma reunião com muita gente - e provavelmente não obrigatória - não precisa nem dar muito tempo de tolerância para esperar o pessoal chegar.

A Involves , uma das primeiras empresas a adotar o OneAsk em seus all hands meetings, encontrou uma solução muito legal para garantir a pontualidade: como a empresa tem na música um de seus valores, em toda reunião, um ou mais funcionários fazem um som para recepcionar os demais na sala - presencial ou digital. Isso estimula todo mundo a chegar mais cedo e, assim, a reunião começa no horário!

Isso se torna ainda mais importante quando há mais de 1 assunto na pauta, afinal precisa dar tempo de tratar de todos os itens. Então, dificilmente dará tempo de converter a reunião em um bate papo muito aberto, por isso recomendamos o uso do OneAsk para concentrar as perguntas e priorizar aquelas que forem mais votadas.

Outra regra importante é manter a transparência nas apresentações e especialmente nas respostas às perguntas dos colaboradores, mesmo que seja respondendo “não sabemos” ou “não temos certeza suficiente para divulgar ainda”.

Sempre que alguém faz uma pergunta (ou vota nela para que seja respondida), é criada uma expectativa de saber sua resposta sincera. Responder, portanto, é um reforço cultural de que a sua empresa favorece o diálogo aberto, algo que certamente é um fator de atração e retenção de talentos!

A dúvida mais comum que recebemos das empresas que utilizam o OneAsk é: devemos permitir perguntas anônimas?

Isso é algo que pode variar muito de empresa para empresa.

Por um lado, podemos afirmar que se a empresa cria um ambiente saudável para as informações circularem, poderia esperar em retorno que as pessoas saiam do anonimato, gerando assim uma reciprocidade.

Ainda assim, eventos que permitem perguntas anônimas têm em média 3 vezes mais perguntas! Ou seja, se você quer saber as reais dúvidas de seus colaboradores, o anonimato é um bom recurso.

Você ainda pode exigir single sign on via Google, para garantir que apenas pessoas da sua empresa acessem o evento - e o OneAsk garante o anonimato!

DEPOIS: como dar sequência a um all hands meeting

Ao final da reunião, deixe claro se existe algum acionável que seus colaboradores precisem realizar: preencher formulário, ler documentação, ver algum vídeo.

Claro que é essencial que você envie, por e-mail ou outro canal, todo material prometido em reunião ou necessário para seus colaboradores cumprirem com as ações necessárias.

Caso queira obter feedback de suas town hall meetings, sugerimos passar um formulário para toda a empresa. Se você está adotando a prática, pode pedir feedback em todas as primeiras 3 ou 4 reuniões, e depois ir aumentando a periodicidade, chegando a pedir feedback a cada 4 ou 8 reuniões, apenas para garantir que o formato da reunião continua agradando.

Mãos à obra!

As reuniões de all hands realmente fazem toda a diferença para a transparência, alinhamento e clima da sua empresa.

Se você ainda não faz, recomendamos que agende a primeira edição o quanto antes!

Como manter no online a experiência de encontros e reuniões presenciais

Wed, 20 May 2020 04:43:45 GMT

A COVID-19 acelerou a ida para o digital na maioria das empresas. Mesmo entre as que já possibilitavam aos colaboradores o trabalho remoto, na maioria dos casos as reuniões presenciais continuavam existindo, com uma telinha (ou telão) para projetar apenas os remotos.

No entanto, desde março de 2020 estamos (quase) todos em casa, e no momento de escrever este post não sabemos até quando ficaremos assim, nem como as coisas serão no pós-crise.

Provavelmente muita coisa vai mudar, e uma delas é a prática de reuniões.

Elas sempre trouxeram problemas, é verdade, e você já deve ter ouvido ou pensado “esta reunião poderia ter sido um e-mail”!

Ainda assim, alguns assuntos exigem muita conversa, por isso as reuniões continuarão sendo importantes para todas as empresas.

E os problemas que surgiram com a popularização das reuniões online precisam ser contidos o quanto antes, em prol da sanidade de todos os trabalhadores deste mundo!

Separamos neste post algumas dicas para você tirar de letra as reuniões online.

Vamos lá:

Pontualidade

Este é um assunto que tem muito de cultura da empresa. Em muitas empresas, a pontualidade é vista como obrigação, principalmente em reuniões que envolvem executivos e outros perfis profissionais de agendas tradicionalmente cheias. Porém, ainda há muitas empresas com bastante tolerância a atrasos - e dependendo do país de origem da empresa ou da região do Brasil onde está o escritório, a pontualidade pode ser deixada de lado.

No OneAsk, apostamos na produtividade! E sem dúvida, a pontualidade é um fator chave para manter todo mundo produtivo: além de garantir o melhor aproveitamento do tempo e favorecer quem planeja bem seu dia, também reduz o stress e a ansiedade de esperar pelos colegas atrasados.

Isso não significa cortar o costumeiro espaço de conversas informais no início de algumas reuniões, se elas são comuns na sua empresa. Muitas vezes elas ajudam a quebrar o gelo, ainda mais nessa época de isolamento social.

Apenas tome o cuidado para que não se alonguem. Para reuniões de 45 minutos a 1 hora, em que todo mundo já se conhece, cinco minutos de quebra-gelo é mais do que suficiente.

No presencial, se você tem duas reuniões seguidas em salas diferentes, pode demorar bastante para chegar, o que atrasa o começo da reunião seguinte e pode acabar impactando no resto do seu dia. No online, todavia, atrasos possuem poucas justificativas válidas! (A menos que você tenha crianças. Aí, sabemos, as coisas pode ser caóticas!)

Portanto, reforce em você a disciplina para estar pontualmente nos horários de reuniões.

Apresentações: passe a palavra para o próximo da lista

Quando nem todo mundo se conhece, é normal em uma reunião presencial cada um dizer quem é, de onde vem e o que está fazendo ali. Basta uma troca de olhos para cada um saber quando pode falar ou um simples giro pela mesa garante a experiência. Porém, em reuniões online, não existe uma mesa para “seguir em sentido horário”.

O que recomendamos é que a pessoa responsável por agendar ou facilitar a reunião comece se apresentando, até para evidenciar o tom e o tempo disponível para cada um, e depois chame cada pessoa pela ordem dos nomes ou videozinhos na tela.

Assim, evita que duas pessoas comecem a falar ao mesmo tempo, ou que fique aquele silêncio em que cada um está esperando o outro começar.

Caso sua reunião não tenha uma pessoa “responsável” ou facilitadora, cada um que se apresente pode escolher, ao final, a próxima pessoa a falar, dentre as que ainda não falaram.

Use uma fila única de pessoas pedindo a palavra

Levantar a mão e pedir a palavra já é uma prática excelente (e infelizmente pouco utilizada) para reuniões presenciais. Ela favorece que todo mundo tenha uma voz, mesmo os introvertidos, e evita que personalidades mais fortes monopolizem a palavra ou interrompam a todo momento.

Por isso, combine uma fila e chame as pessoas pela ordem.

Aqui, temos usado o chat da ferramenta de reunião, mas algumas ferramentas já estão introduzindo opções de “levantada de mão” e gestão de fila.

Abrir um novo tópico ou comentar sobre o tópico atual?

Um dos problemas com as funcionalidades de levantada de mão é que elas podem cortar um pouco do dinamismo da reunião.

Às vezes, as pessoas pedem a palavra para abrir um tópico novo, que vai mudar o assunto da reunião - mantendo o tema, esperamos!

Em outros momentos, as pessoas podem pedir a palavra porque querem falar exatamente sobre o assunto atual, mas acabam ficando nos últimos lugares da fila, e até chegar nelas, o assunto já mudou ou a opinião delas já foi expressada por outra pessoa.

Nesses casos, um combinado que funciona bem é o das pessoas, ao pedirem a palavra, serem explícitas a respeito do que pretendem trazer, usando mensagens como “novo tópico” ou “comentário tópico X” ou “comentar o que a Ana está dizendo”.

Cuidado com o chat!

A tentação é grande: em vez de pedir a palavra, porque já não digitar tudo que eu quero falar?

Evite isso e peça para as pessoas não fazerem! Vai gerar confusão, dispersar a atenção das pessoas e literalmente interromper quem está falando.

Pense bem: alguém está manifestando sua opinião para as 20 pessoas de uma reunião online, por exemplo. Você vai e comenta algo no chat. Nesse momento, umas 8 ou 10 pessoas param de prestar atenção em quem estava falando para ler sua mensagem. Além de prejudicar a atenção dessas 8 ou 10 pessoas, não é respeitoso com quem estava fazendo a exposição. Imagine que minutos depois, outras 4 ou 5 pessoas vão ler o que você escreveu, mas já fora do momento propício, e vão dispersar mais ainda.

O chat é uma excelente ferramenta para reuniões online, mas acreditamos nela como ferramenta de apoio, para envio de links, comentários rápidos ou pedidos de palavra.

Tenha uma fonte única de dúvidas

Imagine que você chamou todos para essa reunião online porque precisa apresentar o resultado de algum estudo ou projeto.

Qual das abordagens a seguir parece melhor?

“Eu vou apresentando e vocês podem ir fazendo perguntas no meio.”
“Eu vou apresentar e vocês fazem as perguntas no final.”
“Eu vou apresentando e vocês deixam as perguntas no chat.”

A resposta é: nenhuma!

A primeira quebra muito da dinâmica de uma exposição, além de correr o risco da pergunta abrir uma longa conversa, que dificulte a volta para o tema central.

A segunda pode fazer as pessoas esquecerem as perguntas, porque ao final ainda estão processando toda a sua narrativa. Ou, diante de uma dúvida, pararem de prestar atenção em você para pensar na pergunta.

A terceira tem todos os problemas associados ao chat, conforme comentamos no tópico anterior. Além disso, a ordem das perguntas nem sempre é a prioridade da reunião, e o chat não permite que as pessoas elejam as perguntas mais relevantes.

Portanto, nossa dica é usar o OneAsk como única fonte de perguntas e dúvidas. Ali, as pessoas podem mandar perguntas durante a sua exposição, sem interrupções, e ainda votar nas perguntas que consideram mais relevantes.

Portanto:

“Eu vou apresentar e vocês podem cadastrar ou votar em perguntas enquanto isso. Ao final, responderei por ordem de votos.”

E se não der tempo de responder todas?

Como boa prática, recomendamos que você responda por texto as perguntas que não couberam na reunião. Afinal, aquelas dúvidas continuam existindo.

Isso também favorece um bom follow-up da reunião e de tudo que foi discutido.

Nem precisa dizer, mas… microfone desligado quando estiver ouvindo

Essa regra é muito importante e não pode ser descumprida!

Mesmo que você more sozinho, mesmo que sua casa seja silenciosa, mesmo que não passe nenhum carro no seu bairro, o microfone no mudo garante que nenhum imprevisto local fará parte da experiência de todos na reunião.

Chegou sua vez de falar? Tire do mudo e manifeste-se! Terminou? Volte para o mudo!

E se puder, câmera ligada

A experiência de uma reunião online é muito melhor se você puder olhar para as pessoas com quem está falando. Então, quando não estiver falando, garanta essa experiência para os demais. Quem está falando vai conseguir ver você, suas expressões, seu interesse.

Quarto bagunçado ou cabelo despenteado não deveriam ser motivo - afinal, você sempre se penteou (ou nunca se importou com isso) para trabalhar presencialmente, certo?

A exceção mais justificada para estar sem câmera em uma reunião online é a velocidade da conexão. Fora isso, mostre seu rosto na sala de reunião!

Não se alongue: fale com começo, meio e fim

Em uma reunião presencial, se você se alongar, é muito mais fácil alguém interromper sutilmente e agradecer sua manifestação. Ou pelo menos fica mais evidente, na expressão fisionômica e corporal das pessoas, o descontentamento com a sua longa exposição.

No online, ainda é possível enviar esses sinais, mas eles são mais difíceis.

Portanto, não monopolize o microfone!

Uma dica prática: se você já pediu a palavra mas ainda não chegou a sua vez, você pode preparar rapidamente, no Bloco de Notas ou similar, os tópicos de tudo que pretende falar:

Assim, não esquece nada e já tem uma noção prévia de quanto tempo pode levar para dizer tudo. Se for muito, considere cortar alguns tópicos.

O resumo ajuda também a não repetir nada que outra pessoa já tenha falado antes de você. Inclusive, se tudo que você vai falar já foi dito, considere passar sua vez ou apenas completar rapidamente com alguma informação que considere relevante.

Nada de multitarefas

Já é deselegante mexer no celular em uma reunião presencial, certo?

No online, não é porque ninguém vai perceber, que você deveria ceder a alguma das inúmeras tentações. A poucos cliques de distância, todas aquelas abas do navegador ou aquelas mensagens sem resposta parecem ganhar de repente muita importância.

A ilusão de ser multitarefa ataca fortemente durante uma reunião online. Parece que estamos ganhando tempo, trabalhando “duas vezes pelo tempo de uma”.

Mas a verdade é que se não há nada de útil na reunião, você não deveria ter aceitado participar dela. E se há algo de útil, não deveria estar prestando atenção em outras coisas.

Parece que não vai dar problema, mas cedo ou tarde alguém vai citar seu nome e você não vai fazer ideia do que estava acontecendo antes!

Por isso, nada de multitarefa! Esteja 100% presente nas reuniões.

E aí, tem alguma dica que esteja funcionando no seu contexto de reuniões online? Compartilhe com a gente!